Aufgaben und Teilgebiete des Rechnungswesens
Die Aufgaben und Teilgebiete des Rechnungswesens sind sehr vielfältig. Lernen Sie nachfolgend die wichtigsten Unterschiede zwischen dem internen und dem externen Rechnungswesen kennen. Die Vielfalt der Teilgebiete lassen sich darüber begründen, dass das Rechnungswesen so unterschiedliche Aufgaben und Funktionen im Unternehmen übernehmen muss. Damit trägt es zur Umsetzung der Unternehmensziele und zu mehr Wirtschaftlichkeit bei.
„Als Rechnungswesen (genauer gesagt betriebliches oder kaufmännisches Rechnungswesen) werden alle Verfahren betitelt, die für das systematische Erfassen und Auswerten der Vorgänge innerhalb eines Unternehmens zuständig sind.“ (Quelle: https://www.lexware.de/wissen/buchhaltung-finanzen/rechnungswesen/)
Externes und internes Rechnungswesen
Das Rechungswesen setzt sich aus zahlreichen Teilrechnungen zusammen, die entweder der Gruppe des externen Rechnungswesens oder der Gruppe des internen Rechnungswesens zuzuordnen sind. Das externe Rechnungswesen wird oft auch im Betriebsalltag als Buchhaltung oder Fibu (Finanzbuchhaltung) bezeichnet, obwohl es sich dabei nur um ein Teilgebiet des externen Rechnungswesens handelt. Sowohl das externe Rechnungswesen als auch das interne Rechnungswesen lassen sich außerdem in regelmäßige und in fallweise Rechnungen gliedern. Typische Aufgaben des Rechnungswesens sind Ihnen in der folgenden Abbildung zusammengestellt:
Kontrollaufgaben betreffen vor allem die Steuerung der Wirtschaftlichkeit des Unternehmens. Dokumentationsaufgaben dienen der Rechenschaftslegung des Betriebes hinsichtlich seines wirtschaftlichen Erfolgs. Die Planung- und Steuerungsaufgaben werden vor allem über die Bereitstellung entscheidungsrelevanter Informationen sichergestellt, die gerade für das unternehmerische Controlling wichtig sind.
Regelmäßige Rechnungen im externen Rechnungswesen
Zu den regelmäßigen Rechnungen im externen Rechnungswesen gehören bspw.
- die kaufmännische Buchhaltung, bestehend aus dem Jahresabschluss, der Steuerbilanz und dem Konzernabschluss,
- der Jahresabschluss, bestehend aus der Gewinn- und Verlustrechnung, der Handelsbilanz und dem Anhang sowie einem eventuellem Lagebericht,
- Nebenrechnungen wie der Kapitalflussrechnung.
Regelmäßigen Rechnungen ist gemeinsam, dass sie fortlaufend durchgeführt werden und keinen speziellen Anlass benötigen. Sie ergeben sich in der Regel aus gesetzlichen Anforderungen heraus. Basis hierfür ist beispielsweise das Handelsgesetzbuch HGB. Aber auch gesetzliche Grundlagen zu speziellen Rechtsformen, insbesondere zu Kapitalgesellschaften wie der GmbH (Gesellschaft mit beschränkter Haftung) oder der AG (Aktiengesellschaft) können hier eine Rolle spielen.
Aufgabe der Buchhaltung
Besonders hervorzuheben als Teilrechnung im externen Rechnungswesen ist die sogenannte Buchhaltung. Sie umfasst die regelmäßige Buchführung, aber auch die Erstellung von Bilanz und GuV (Gewinn- und Verlustrechnung). Oftmals wird mit dem Begriff Buchhaltung auch die Abteilung (die Organisationseinheit) im Unternehmen bezeichnet, die sich mit dem externen Rechnungswesen beschäftigt. Der Begriff der Buchhaltung umfasst somit sowohl das Personal im externen Rechnungswesen als auch die Tätigkeit der doppelten Buchführung.
Aber warum ist die Buchhaltung so wichtig? Dies liegt daran, dass es für das externe Rechnungswesen besonders viele gesetzliche Vorschriften zu beachten gibt. Und eine davon ist die Pflicht, überhaupt Bücher führen zu müssen. Folglich ist die Buchhaltung für jedes Unternehmen unverzichtbar, nun ja, für fast jedes Unternehmen. Kleinunternehmen sind von der klassischen Buchführungspflicht befreit; für sie gelten Sonderregelungen, die in erster Linie Vereinfachungen mitsichbringen.
Die Bedeutung der Buchführung bzw. Buchhaltung zeigt sich auch in jedem BWL-Studium. Dort sind die Inhalte Buchführung, Bilanzierung und oftmals auch die Bilanzanalyse als Teil des Controllings aus dem Studienprogramm nicht wegzudenken. Eine weitere wichtige Vorschrift ist der Zwang, eine doppelte Buchführung zu gewährleisten. Doppelte Buchführung bedeutet, dass jeder Geschäftsvorfall in der Buchhaltung doppelt zu erfassen ist. Letztlich führt dies dazu, dass jeder Geschäftsvorfall (mindestens) zwei Konten betrifft.
Auf dieser Website spielen die Buchhaltung und die doppelte Buchführung aber nur eine untergeordnete Rolle. Denn hier sollen die Kostenrechnung und das Kostenmanagement im Mittelpunkt stehen, die zum internen Rechnungswesen gehören. Aber bleiben wir zunächst einmal beim externen Rechnungswesen.
Fallweise Rechnungen im externen Rechnungswesen
Zu den fallweisen Rechnungen des externen Rechnungswesens gehören bspw.
- Kreditstatusprüfungen (Rating),
- die Erstellung von Sonderbilanzen oder
- Betriebsvermögensrechnungen und
- Unternehmensbewertungen.
Von einer Sonderbilanz wird gesprochen, wenn Gewinn- und Verlustrechnung bzw. Bilanz außerhalb des klassischen Berechnungszyklus zu erstellen sind. So muss beispielsweise eine Bilanz als Basis einer Unternehmensbewertung erstellt werden. Eine Unternehmensbewertung ist immer erforderlich, wenn ein Unternehmen als Ganzes oder zu Teilen zum Verkauf steht. Außerdem ist häufig eine Unternehmensbewertung vorzunehmen, wenn ein Unternehmen zur Finanzierung einen größeren Kredit beantragt.
Typisches Merkmal einer fallweisen Rechnung ist der besondere Anlass, der zur jeweiligen Berechnung führt. Ohne diesen Anlass würde die Berechnung nicht durchgeführt werden. Hier hat in den letzten Jahren vor allem die Kreditstatusprüfung an Bedeutung gewonnen, weil eine Kreditvergabe ohne sogenanntes Rating nicht denkbar ist.
Aufgaben im internen Rechnungswesen
Zu den regelmäßigen Rechnungen im internen Rechnungswesen zählen
- die Finanzrechnungen (z.B. die Finanzplanung) und
- die Kosten- und Leistungsrechnung.
Zu den fallweisen Rechnungen des internen Rechnungswesens zählen
- Investitions- und Wirtschaftlichkeitsrechnungen sowie
- spezielle Auftragskalkulationen oder
- Jahresabschlussanalysen.
Insbesondere der Investitionsrechnung kommt eine große Bedeutung zu. Mit ihr wird die Wirtschaftlichkeit vor allem langfristiger Anlageentscheidungen geprüft. Dabei kommen viele unterschiedliche Rechenmethoden zum Einsatz, die sich in die Gruppe der statischen Methoden der Investitionsrechnung und der dynamischen Methoden unterscheiden lassen. Vor allem die dynamischen Methoden wie die Kapitalwertmethode, die interne Zinsfußmethode oder die dynamische Amortisationsdauerrechnung machen den Einsatz von Mathematik erforderlich.
Besonderheiten der Budgetierung
Prinzipiell steht die Budgetierung als Methodik des internen Rechnungswesens irgendwo zwischen einer fallweisen und einer regelmäßigen Betrachtungsweise. Allgemein sind Budgets regelmäßig festzulegen. Allerdings erstreckt sich diese Regelmäßigkeit oftmals auf einen Zeitraum von einem Jahr. Nur selten ist ein Budget festzulegen, dem eine kürzere Laufzeit zugrunde liegt. Insofern gilt die Budget-Festlegung einerseits als regelmäßig, andererseits aber auch als fallweise, zumal ein Budget immer an eine konkrete Erwartungshaltung hinsichtlich der zu erbringenden Leistungen gebunden ist.
Sonderrechnungen als Folge der Aufgaben und Teilgebiete des Rechnungswesens
Darüber hinaus gibt es auch noch Sonderrechnungen wie die Anlagenbuchhaltung, die Materialabrechnung oder die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Die Kostenrechnung (auch Kosten- und Leistungsrechnung) ist somit Teil des internen Rechnungswesens. Wie bei allen Rechnungen des internen Rechnungswesens handelt es sich um eine freiwillige Rechnung. Das heißt, es gibt keine gesetzliche Vorschrift, dass eine solche Abrechnung vorzunehmen ist. Damit unterscheidet sich das interne Rechnungswesen deutlich von den gesetzlichen Anforderungen im externen Rechnungswesen. Denken Sie nur an die Regelungen zur doppelten Buchführung im Rahmen der Fibu oder an die Vorschriften zur Erstellung einer Bilanz oder einer GuV (Gewinn- und Verlustrechnung). Dennoch ist gerade die Kostenrechnung in vielen Unternehmen vorzufinden. Nur wenige Betriebe legen ihre Preise ohne detaillierte Kosteninformationen fest.
Typische Rechnungen des internen Rechnungswesens sind für Sie noch einmal übersichtlich in der folgenden Abbildung zusammengestellt.
Allgemeine Aufgaben im Rechnungswesen
Die Vielzahl der Rechnungskonzepte innerhalb des betrieblichen Rechnungswesens lässt sich mit der großen Vielfalt an Aufgaben begründen, die das Rechnungswesen zu erfüllen hat.
Generell übernimmt das betriebliche Rechnungswesen
- Kontroll-,
- Planungs- und Steuerungs- sowie
- Dokumentationsaufgaben.
Kontrollaufgaben im Rechnungswesen
Die Kontrollaufgaben beziehen sich in erster Linie auf die Wirtschaftlichkeit, die Rentabilität und die Liquidität des Unternehmens bzw. einzelner Teilbereiche des Betriebes. Während die Wirtschaftlichkeit und Rentabilität auf die Frage abzielen, ob sich ein Geschäft/ein Unternehmen lohnt, dreht sich die Liquidität um die Sicherstellung der Zahlungsfähigkeit eines Unternehmens. Dabei ist die Zahlungsfähigkeit eine wichtige Grundlage für die Existenz des Betriebes, der ohne sie als insolvent gilt. Aber auch die Kreditwürdigkeit eines Unternehmens kann mit einer eigenen Rechnung kontrolliert und überwacht werden.
Planungsaufgaben und Steuerungsaufgaben
Die Planungs- und Steuerungsaufgaben drücken sich durch die Bereitstellung von Unterlagen und Informationen bzgl. kurz- oder langfristiger Entscheidungen aus, die einen Einfluss auf die wirtschaftliche Lage des Unternehmens haben. Dazu gehören bspw. die Festlegungen von geforderten Mindestpreisen für die Preispolitik (Preisdifferenzierung, Preisführerschaft) des Unternehmens oder die Unterstützung des Unternehmens bei der Budgetierung. Dabei übernimmt die Budgetierung die Aufgabe, quantitative Rahmen zur Erledigung bestimmter Aufgaben festzulegen. So braucht ein Bauprojekt ein bestimmtes Projektbudget – und zwar in monetärer Hinsicht (wieviel Geld steht zur Verfügung?) als auch in nicht-monetärer Hinsicht (wie lange darf das Projekt dauern?). Das Rechnungswesen konzentriert sich meist auf monetäre Budgets.
Dokumentationsaufgaben im Rechnungswesen
Dokumentationsaufgaben zielen dagegen eher auf die gesetzlich vorgeschriebene oder die freiwillige Rechenschaftslegung über die Vermögens-, Finanz-, Ertrags- und Erfolgssituation des Betriebes, insbesondere in Form der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung, ab.
Teilkostenrechnung und Vollkostenrechnung
Je nach zu erledigender Aufgabe gelten Teilkostenrechnungssysteme oder Vollkostenrechnungssysteme als Kostenrechnungssystem geeignet. Entscheidend ist dabei immer, dass das Rechnungswesen alle Positionen erfasst, die entscheidungsrelevant sind. In der Praxis gibt es Fragestellungen, die nur bestimmte Kostenarten betreffen. Den Unterschied zwischen beiden Systemen erfahren Sie beispielsweise vorab in folgendem Video:
Außerdem finden Sie an der folgenden Stelle eine Präsentation zu den Aufgaben und Teilgebieten des Rechnungswesens und der Kostenrechnungssysteme als pdf-Download, die eine Absolventin der ASW für Sie erstellt hat:
Aufgaben und Teilgebiete des Rechnungswesens von Jessica Bill
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