Kostentreiber – Prozesskostenmanagement

Kostentreiber spielen im Prozesskostenmanagement eine Rolle im Zusammenhang mit den sogenannten leistungsmengeninduzierten (lmi-) Prozessen. Denn (nur) diese Prozesse verfügen im Unterschied zu den leistungsmengenneutralen Prozessen über die Möglichkeit, dass das Arbeitsvolumen über eine Kennzahl messbar ist.

Ermittlung der Kostentreiber und Bezugsgrößen

Was sind Kostentreiber?

Dabei ist für jeden lmi-Teilprozess bzw. für die lmi-Hauptprozesse festzustellen, welches quantitative Merkmal die Kosten der Tätigkeit beeinflusst bzw. treibt. Deshalb heißt dieses Merkmal auch Kostentreiber (bzw. cost driver). Alternativ wird auch der Begriff Kostenbestimmungsfaktor häufig genutzt. Dabei ist entscheidend, dass es sich um eine Maßgröße handelt, die erstens gut messbar ist und zweitens in unmittelbarem Zusammenhang mit der Leistungserbringung des Prozesses steht, was nicht immer einfach zu realisieren ist.

Allgemeine Beispiele für Kostentreiber

Letztlich handelt es sich bei Tätigkeiten um relativ einfach strukturierte Aktivitäten, die sich nicht sinnvoll weiter zerlegen lassen. Fasst man mehrere Tätigkeiten zusammen, dann entstehen Teilprozesse. Und durch die weitere Zusammenfassung von Teilprozessen, auch über verschiedene Kostenstellen hinweg, entstehen dann Hauptprozesse. In jedem Fall handelt es sich um eine leistungsmengeninduzierte Tätigkeit bzw. einen leistungsmengeninduzierten Prozess, wenn ein geeigneter Kostentreiber gefunden werden kann. Typische Beispiele für Tätigkeiten und die damit verbundenen Kostenbestimmungsfaktoren finden Sie in der folgenden Übersicht:

Beispiele für Kostentreiber

Kriterien zur Ermittlung der Kostenbestimmungsfaktoren

Nachfolgende Kriterien sind bei der Ermittlung der Kostenbestimmungsfaktoren anzulegen:

  1. Einerseits müssen die Maßgrößen mengenmäßig erfassbar sein und in einem nachvollziehbaren Zusammenhang mit den zu messenden Sachverhalten stehen. Auch wenn diese Forderung als selbstverständlich erscheint, so stellt sie doch häufig eine erste Hürde in der Umsetzung dar. Denn nicht jede Leistung lässt sich problemlos mit Hilfe einer leicht zu ermittelten Maßgröße quantifizieren. Gerade auf diesen Schritt der Kostentreiber-Findung sollte man viel Wert legen.
  2. Andererseits sollten die Kostenbestimmungsfaktoren nicht nur in Beziehung zur Kostenstelle, sondern auch in einer Beziehung zum Kostenträger (i.d.R. die Endprodukte) stehen. Gerade diese Anforderung ist notwendig, wenn die Kosten nicht bestimmt, sondern auch im Rahmen einer Kalkulation weiterzuverrechnen sind. Und dieser Schritt ist häufig in der Prozesskostenrechnung anzutreffen, weil nur so eine Produktkalkulation mit der Prozesskostenrechnung möglich wird.

Kostentreiber – cost driver – Kostenbestimmungsfaktor

Letztendlich bilden die sogenannten cost driver (englische Entsprechung des Kostenbestimmungsfaktors) die eigentliche Bezugsgröße für die Verrechnung der indirekten Gemeinkosten. Damit kommt den Kostentreibern eine Doppelfunktion zu. Einerseits sollen sie ein Maßstab für die Kostenverursachung sein. Andererseits müssen sie sich zur Kostenverrechnung eignen. Letztlich führt dies in der Praxis dazu, dass in sehr vielen Fällen der Kostentreiber über die Anzahl der Prozessdurchführungen bestimmt wird.

Ermittlung der Kostentreibermengen

Des Weiteren ist zur Ermittlung der Kostentreibermengen i.d.R. ein Zeitraum von mindestens einem Jahr zu empfehlen. Dadurch sollen Verzerrungen durch kurzfristige Ereignisse vermieden werden. Denn nur durch verlässliche Werte lassen sich auch neue Erkenntnisse gewinnen. Außerdem ist es für die Ermittlung der Prozesskostensätze unerlässlich, auf zuverlässige Daten zurückgreifen zu können.

(Literaturhinweise: Das Beispiel ist entnommen aus: Quelle: Kremin-Buch, Beate: Strategisches Kostenmanagement, Grundlagen und moderne Instrumente, 4. Auflage, Wiesbaden, Gabler, 2007, S. 49.; ein nach Kostenstellen gegliedertes Beispiel findet sich bei: Olfert, Klaus: Kostenrechnung, 15. Auflage, Ludwigshafen, Kiehl, 2008, S. 350.)

Komplexität von Prozessen

Oftmals sind in der Praxis Prozesse derart komplex und kompliziert, dass sich Kostentreiber nicht einfach bestimmen lassen. In diesen Fällen wäre es ideal, den Prozess in weitere Teilprozesse aufzuspalten und eine umfassende Prozessanalyse durchzuführen. Doch damit kann ein Prozess dann auch unübersichtlich und aufwendig in der Handhabung sein. Am besten betrachten Sie die Wahl der Kostentreiber zur Durchführung einer Prozesskostenrechnung einmal anhand einiger Beispiele, um die Möglichkeit zur Prozessoptimierung letztlich zu unterstützen.

Kostentreiber im Einkauf

Eine Einkaufsabteilung befasst sich vor allem mit der Beschaffung der Werkstoffe (Material, Handelsware). In manchen Fällen ist der Einkauf auch in die Beschaffung von Betriebsmitteln integriert. Die typischen Tätigkeiten umfassen hier die Marktrecherche nach potenziellen Lieferanten, die Einholung von Angeboten, die Analyse der eingegangenen Angebote bis hin zur Auswahl eines Lieferanten, die tatsächliche Bestellung der Werkstoffe oder Betriebsmittel bis hin zur Erfassung des Eingangs der bestellten Produkte. Und das ist nur eine grobe Beschreibung von Tätigkeiten. Oftmals kommen noch viele weitere Arbeitsschritte dazu.

Als Kostentreiber bzw. Kostenbestimmungsfaktoren kommen demnach die Anzahl der Angebote, die Anzahl der Lieferanten, die Anzahl der Bestellungen, die Anzahl der Materialeingänge etc. in Frage.

Kostenbestimmungsfaktoren in der Produktion

Noch schwieriger als der Einkauf stellt sich die Produktion dar, wenn es darum geht, geeignete cost driver zu finden. Das liegt vor allem an der Vielschichtigkeit der Produktion. Denn es gibt weder die eine Produktionsorganisation, noch das eine Produktionsverfahren. Wir alle wissen, dass die Produktion in jedem Unternehmen individuell abläuft. Und dennoch können Sie einige Kostenbestimmungsfaktoren identifizieren, die sich häufiger beobachten lassen.

So kann die Anzahl der Fertigungslose oder die Anzahl der Varianten ein Kostentreiber sein. Aber auch die Anzahl innerbetrieblicher Transportvorgänge oder die Anzahl der Arbeitsschritte können in Frage kommen.

Kostentreiber im Vertrieb

Typisch für den Vertrieb sind Prozesse, die unmittelbar im Markt erfolgen und im Zusammenhang mit der Kundengruppe stehen. Dabei können Konsumenten zu beraten sein, es sind Verkaufsangebote zu erstellen oder Kunden zu betreuen. Auch sind Zwischenhändler auszuwählen, zu analysieren und zu betreuen. In Zusammenarbeit mit dem Marketing müssen Aktionen zur Marktbearbeitung entwickelt und durchgeführt werden. Auch die konkrete Festlegung und Realisation von Maßnahmen zur Verkaufsförderung sind zu erarbeiten.

Aus den vielschichtigen Prozesses des Vertriebs sind dann geeignete Kostenbestimmungsfaktoren abzuleiten. Dazu kommen die Anzahl der Zwischenhändler, die Anzahl der Verkaufsgespräche, die Anzahl von Maßnahmen zur Verkaufsförderung aber auch die Anzahl der Vetriebsmitarbeiter in Frage. Auch die Zahl an Interessentenkontakten, die Anzahl an erstellten Angeboten oder die Anzahl durchgeführter Marktanalysen kommen in Frage.

Cost Driver im Handwerk

Wenn auch das Prozesskostenmanagement im Handwerk aufgrund der oftmals geringeren Größe der Betriebe keine so große Rolle spielt, können auch hier geeignete Kostenbestimmungsfaktoren gefunden werden. Da das Handwerk typischerweise kundenauftragsbezogen und kundenindividuell arbeitet, spielt die Marktbearbeitung hier eine große Rolle.

Demnach ergeben sich je nach detailliertem Teilprozess zum Beispiel die Anzahl der Angebote, die Zahl der Kunden, die Zahl der Angebotsindividualisierungen oder die Anzahl an Verkaufsgesprächen als mögliche Kostentreiber.

Vieles wird im Handwerk über pauschalisierte Stundensätze abgerechnet. Aus Sicht der Prozesskostenrechnung sind diese aber eher abzulehnen, da die Arbeitsstunde bei der Abarbeitung eines Kundenauftrags alleine nichts darüber aussagt, wie aufwendig die gesamte Vorbereitung des meist individuellen Kundenauftrags war.

Kostenbestimmungsfaktor bei Dienstleistungen

Inzwischen übt die Dienstleistungsbranche eine bedeutende Rolle in der Gesamtwirtschaft aus. Eine große Zahl an Betrieben zählen zu diesem Wirtschaftszweig.

Typischerweise lassen sich Dienstleistungen nicht so einfach in Komponenten spalten. Welchen Wert hat beispielsweise eine gute Anlageberatung in einer Bank? Diese Frage lässt sich am ehesten beantworten, wenn man hier keine klassischen Komponenten der Beratung sucht, sondern die Leistung stattdessen gemäß Ihrer Funktionalität aufteilt. So sollte eine Anlageberatung kundenindividuell stattfinden. Außerdem gilt es, Objektivität zu bewahren, verschiedene Anlagemöglichkeiten aufzuzeigen, diese hinsichtlich ihrer jeweiligen Vor- und Nachteile zu bewerten und den Kunden bei seiner Entscheidungsfindung zu unterstützen.

Aus diesen Teilfunktionalitäten lassen sich dann auch Kostenbestimmungsfaktoren ableiten. Die Zahl der aufgezeigten Anlagealternativen kann ein geeigneter Kostentreiber sein. Wenn eine Bank nur ihre eigenen Fonds verkaufen will, macht das viel weniger Arbeit, als die Vorstellung eines breiten Anlagespektrums mit Fonds, einzelnen Aktien, ETFs, vielleicht sogar Edelmetallen oder Immobilieninvestments.

Auch die Zahl der durchgeführten Beratungsgespräche stellt einen Cost driver dar. Nimmt sich die Anlageberatung Zeit und drängt einen Interessenten nicht gleich beim ersten Gespräch zu einer Entscheidung, verursacht dies sicherlich mehr Kosten. Allerdings ist auch die Leistung für den Kunden eine andere. Und so kommt es auch hier darauf an, Kosten und Leistungen in Einklang zu bringen.

Kostentreiber als Leistungstreiber

Tatsächlich eignen sich die meisten Kostentreiber auch als Leistungstreiber und damit als Maßzahl dafür, betriebliche Leistungen messen zu können. Daran wird häufig gar nicht gedacht. Wer bei unterschiedlichen Lieferanten mehrere Angebote für die Beschaffung einholt, erbringt auch eine andere Leistung als derjenige, der es bei ein oder zwei Angeboten belässt. Das bedeutet, das auch im Prozesskostenmanagement Kosten und Leistungen gemeinsam zu betrachten sind. Auch hier kann es nicht das Ziel sein, Kosten einseitig zu senken. Man muss stets auch die mit den Kosten erbrachte Leistung im Blick behalten. Dieser Zusammenhang kann gar nicht ausreichend häufig betont werden.

Wenn Sie Kostentreiber nur als die Merkmale verstehen, die Kosten verursachen, kommen Sie schnell zu dem Ergebnis, dass Sie die Zahl der Prozessdurchführungen reduzieren müssen, um Kosten zu sparen. Doch wenn Sie einen Prozess seltener durchführen, dann geht damit auch das Leistungsangebot zurück. Es stellt sich also immer die Frage, welche Leistungen benötigt werden, welche Leistungen sinnvoll sind. Diese verursachen dann zwar auch Kosten, die sich über die Kostentreiber und Kostenbestimmungsfaktoren messen lassen; mit Ihnen ist aber dann auch die für den Markterfolg wichtige Leistungserbringung verbunden.

Wahl der Kostentreiber

Bei der Wahl der Kostentreiber im Einzelfall kommt es letztlich immer auf die unternehmensindividuelle Einzelsituation an. Dazu finden Sie eine Aufgabe über den Link: https://kostenmanagementblog.wordpress.com/fallstudie-6-zum-prozesskostenmanagement/

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