Personalkosten – Personalnebenkosten

Personalkosten im Zusammenhang mit dem Einsatz des Produktionsfaktors menschliche Arbeit stellen in vielen Betrieben einen großen Anteil der Gesamtkosten dar und gelten zusammen mit anderen Kostenarten als sogenannte Betriebkosten. Und die Personalkosten der Kosten- und Leistungsrechnung umfassen mehr als nur die Ergebnisse der Lohnabrechnung bzw. Lohnbuchhaltung. Da es auch viele kalkulatorische Kosten im Umfeld des Produktionsfaktors menschliche Arbeit gibt, fallen die tatsächlichen Personalkosten oft deutlich höher aus nur die zahlungsrelevanten Positionen.

„Personalkosten machten in der Automobilindustrie etwa 18 Prozent der Kosten aus.“ (Quelle: https://de.statista.com/statistik/daten/studie/314397/umfrage/kostenarten-anteil-gesamtkostenkosten-autozulieferer/)

Personalkosten als dominierender Kostenfaktor

Gerade in Unternehmen, die eine Dienstleistung verkaufen und in denen nur wenig Anlagevermögen notwendig ist, stellen die Personalkosten oft einen dominierenden Kostenfaktor dar. Die korrekte Lohnabrechnung ist somit nicht nur eine Aufgabe der Lohnbuchhaltung als Teil der Fibu (Finanzbuchhaltung), sondern auch die Basis einer korrekten Kosten- und Leistungsrechnung.

Generell spielen die Personalkosten eine große Rolle, wenn die Leistung des Mitarbeiters bei der betrieblichen Leistungserbringung im Vordergrund steht. Das ist vor allem bei Unternehmen der Branche Dienstleistung der Fall. Und die Dienstleistung macht längst einen Großteil der deutschen Leistungserbringung aus. Somit stellen die Personalkosten neben den Materialkosten und den kalkulatorischen Kosten eine zentrale Kostenart im Kostenplan der Unternehmen dar. Deshalb müssen sie auch möglichst exakt erfasst und geplant werden.

Personalentgelt - Personalkosten

Bestandteile der Lohnabrechnung

Die Berechnung der Personalkosten erfolgt auf Basis der Lohnabrechnung der Fibu bzw. Lohnbuchhaltung. Zu den Personalkosten zählen alle Positionen, die durch die Inanspruchnahme menschlicher Arbeitsleistungen anfallen. Dabei setzen sie sich üblicherweise aus den Arbeitsentgelten und den Personalnebenkosten zusammen. Da die Bestimmung der Personalkosten im Detail recht kompliziert sein kann, lohnt sich auch hier wieder der Blick in ein passendes Fachbuch:

Personalkosten – inkl. Arbeitshilfen online: Instrumente zur flexiblen Gestaltung und Senkung (Haufe, verlinkt zu Amazon)

Arbeitsentgelt als Teil der Lohnkosten

Zu den genannten Arbeitsentgelten der Lohnabrechnung zählen

  1. Löhne (Fertigungslöhne, Hilfslöhne, Zeitlöhne, Akkordlöhne, Prämienlöhne) und
  2. Gehälter (Arbeitsentgelt für Angestellte).

Die Arbeitsentgelte stehen somit in der BWL in unmittelbarem Zusammenhang zum genutzten Produktionsfaktor menschliche Arbeitsleistung. Löhne sind für Arbeiter zu zahlen, Gehälter für Angestellte. Früher war due Trennung zwischen Arbeitern und Angestellten sehr einfach, in der Praxis verschmelzen die beiden Begriffe aber immer stärker miteinander. Denn früher stand bei Arbeitern der Körpereinsatz im Mittelpunkt der Leistungserbringung. Inzwischen sind aber auch immer größere Teile dieser Arbeit automatisiert und digitalisiert, so dass eine Trennung zwischen Arbeitern und Angestellten immer schwieriger wird. Dennoch unterscheidet die BWL noch immer verschiedene Lohnformen wie den Fertigungslohn, den Zeitlohn oder den Prämienlohn. Auch Akkordlöhne werden noch gezahlt, sind aber aufgrund der starken Automatisierung der Wirtschaft (gerade auch aufgrund der sogenannten Industrie 4.0) immer seltener zu beobachten.

Personalnebenkosten als Teil der Personalkosten

Zu den bereits erwähnten Personalnebenkosten zählen

  1. sowohl die gesetzlichen Sozialkosten (Renten-, Kranken-, Pflege-, Arbeitslosen-, Unfallversicherung),
  2. als auch weitere gesetzliche Nebenkosten wie die Vergütung von Urlaubszeiten, die Gewährung von Bildungsurlaub, die Vergütung gesetzlicher Feiertage und die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall,
  3. sowie tarifliche oder betrieblich vereinbarte Personalnebenkosten wie Aufwendungen für die betriebliche Altersversorgung, Aufwendungen für die betriebliche Bildung und Personalentwicklung sowie Sonderzahlungen (Urlaubsgeld, Erfolgsbeteiligungen, Weihnachtsgeld, vermögenswirksame Leistungen).

Personalnebenkosten

Während gesetztliche und freiwillige Sozialkosten auszahlungsrelevant sind, handelt es sich bei der Vergütung arbeitsfreier Tage (aufgrund von Urlaub, Feiertagsregelungen oder Krankheit) und kalkulatorische Kosten. Denn für diese Tage muss der Arbeitgeber das Arbeitsentgelt zahlen, ohne eine Gegenleistung zu erhalten.

Gerade die gesetzlichen Anteile an den Sozialversicherungen machen für die Arbeitgeber noch einmal rund 20% der Arbeitsentgelte aus. Die genauen Prozentwerte verändern sich beinah jährlich, dennoch sind 20% eine gute Orientierung.

Personalkennzahlen

Aufgrund der großen Bedeutung der Personalkosten für viele Betriebe führen diese oftmals ein Personalcontrolling mit Hilfe von Kennzahlen durch. Kennzahlen sind verdichtete Informationen zu betrieblichen Tatbeständen und Prozessen. Mit ihnen lässt sich ein schneller Überblick zur Höhe und Struktur von Personalkosten gewinnen. Im folgenden Video sind einige Personalkennzahlen beispielhaft erklärt.

Lohnsteuer als Teil der Personalkosten?

Die Lohnsteuer ist übrigens nur indirekt ein Teil der Personalkosten. Eigentlich ist die Lohnsteuer in der Bruttovergütung der Arbeitnehmer enthalten und darf somit nicht zusätzlich bei den Personalkosten erfasst werden. Andererseits mindert die Lohnsteuer das Nettogehalt bzw. den Nettolohn der Arbeitnehmer. Insofern ist sie in der Fibu entsprechend zu verbuchen und trägt letztlich dazu bei, dass die Bruttoentgelte so hoch sind, wie sie in der Lohnbuchhaltung zu erfassen sind.

Übrigens, vereinfacht kann man sagen, dass ein Arbeitgeber mindestens 140% des Bruttoentgelts als Personalkosten hat. Allerdings muss im Einzelfall geklärt werden, wie hoch die tariflich oder betrieblich vereinbarten Nebenkosten sind. Diese können die tatsächlichen Personalkosten deutlich erhöhen. Dadurch wird der Produktionsfaktor Arbeit künstlich verteuert. Stattdessen könnte der Gesetzgeber die Sozialversicherung auf Basis der Löhne und Gehälter durch eine Sozialsteuer auf Basis der betrieblichen Umsätze ersetzen. Wenn jedes Unternehmen 5 Prozent Sozialsteuer auf den Umsatz bezahlen müsste, könnten die rund 20% Sozialabgaben auf die Löhne und Gehälter entfallen. Allerdings wird sich diese Idee nie durchsetzen lassen, da sie Unternehmen benachteiligt, die aufgrund der Leistungserbringung nur mit wenig Personal auskommen.

Höhe von Personalkosten und Personalnebenkosten

Es ist schon erstaunlich, wie hoch die Personalkosten in den Unternehmen sind. Beispielsweise betragen im Produzierenden Gewerbe die Personalnebenkosten im Jahr 2004 76,6% des Entgelts für geleistete Arbeit. Dabei ist das Entgelt für geleistete Arbeit der um Sonderzahlungen und um die Vergütung arbeitsfreier Tage verminderte Jahresverdienst. Die so eben genannten 76,6% teilen sich wie folgt auf:

  1. Sonderzahlungen: 13,0%
  2. Vergütung arbeitsfreier Tage: 22,3%
  3. Sozialversicherungsbeiträge: 28,1%
  4. Betriebliche Altersvorsorge: 7,1%
  5. Sonstige Nebenkosten: 6,1%

Dabei umfassen die Sonderzahlungen die Kosten der Vermögensbildung (0,9%), zusätzliches Urlaubsgeld (3,9%) und Jahressonderzahlungen, erfolgs- und leistungsabhängige Zahlungen (8,2%).

Darüber hinaus umfasst die Vergütung arbeitsfreier Tage die Bezahlung von Urlaub (13,4%). Und die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall betragen 3,6% und die Bezahlung von Feiertagen sogar 5,3%.

Ergänzend können Sie an dieser Stelle die typischen Durchschnittskosten betrachten: Bei einem Jahreslohn in Deutschland im Jahr 2004 eines vollbeschäftigten Arbeitnehmers von durchschnittlich 38.200 Euro entstehen Arbeitskosten von insgesamt 49.900 Euro. Davon entfallen 21.600 Euro auf die Personalnebenkosten und 28.200 Euro auf das Entgelt für geleistete Arbeit.

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Lohnsteuer, Lohnabrechnung und Personalkosten beim Minijob

Übrigens gelten für Minigobs Sonderregeln. Während die Arbeitsnehmer hier keine Lohnsteuer zahlen müssen (vorausgesetzt, es bleibt bei einem Minijob), müssen Arbeitgeber Pauschalen zur Sozialversicherung und zur Steuer leisten. So kostet ein 450 Euro-Job den Arbeitgeber etwa 590 Euro. In der Lohnabrechnung macht sich der Minijobber also deutlich stärker bemerkbar, als viele glauben. Die meisten wissen nur, dass bei einem Minijob keine Lohnsteuer zu zahlen ist und glauben deshalb, der Arbeitgeber hätte dann auch keine höheren Personalkosten. Das ist aber nicht der Fall. Und deshalb kommt den Unternehmer ein Minijob auch deutlich teurer. Wenn der Minijobber etwa 12 Euro pro Stunde verdient, entspricht das Personalkosten von rund 16 Euro für den Arbeitgeber.

Nettoentgelt Nettolohn

Sind Personalkosten variable Kosten?

Oft findet man in der Literatur die Aussage, bei Personalkosten handele es sich um variable Kosten. Dies ist jedoch nur in Ausnahmen richtig. Denn in den meisten Fällen werden die Mitarbeiter – zumindest überwiegend – unabhängig von der Ausbringungsmenge des Unternehmens bezahlt, so dass Löhne und Gehälter zu Fixkosten führen. Der Charakter variabler Kosten ist ja die Veränderlichkeit mit der Beschäftigung (Ausbringungsmenge). Da die Beschäftigung in der Kostenträgerstückrechnung über die produzierten Mengeneinheiten bestimmt wird, ist meist kein variabler Zusammenhang von Stückzahl und Personalentgelt festzustellen, so dass es sich letztlich also nicht um variable, sondern um fixe Kosten handelt. Ausnahmen bilden Akkordlöhne, bei denen Unternehmen die Mitarbeiter aufgrund der erbrachten Leistung bezahlen.

Besonderheiten bei Personengesellschaften und Einzelkaufleuten

Bei Personengesellschaften gibt es bei der Berechnung der Personalkosten noch eine Besonderheit zu beachten, die auch bei Einzelkaufleuten gilt. Denn Einzelkaufleute und Personengesellschaften sind so strukturiert, dass die Geschäftsführung automatisch beim Unternehmer liegt (Einzelkaufmann oder Einzelkauffrau) bzw. bei den vollhaftenden Gesellschaftern (Personengesellschaft wie beispielsweise GbR, OHG oder KG). In diesem Fällen erhält die Geschäftsführung kein Gehalt, das in der Lohnbuchhaltung bzw. Lohnabrechnung als klassische Personalkosten zu erfassen ist. Stattdessen ist die Geschäftsführung in Form einer Gewinnentnahme zu bezahlen. Man spricht auch vom kalkulatorischen Unternehmerlohn. Dieser ist Teil der kalkulatorischen Kosten. Natürlich muss die Gewinnentnahme als Lohnersatz entsprechend hoch sein, denn die Geschäftsführung muss sich nicht nur selbst sozial-versichern, sondern auch die Lohnsteuer noch komplett tragen. Allerdings ist der Begriff der Lohnsteuer in diesem Fall nicht korrekt, denn es handelt sich bei dieser Form der Personalkosten um Einkünfte aus selbständiger Arbeit, auf die keine Lohnsteuer, sondern Einkommensteuer anfällt.

Die Kalkulation der Unternehmervergütung erfolgt in diesem Fall entweder über einen Gewinnzuschlag auf die Selbstkosten direkt in der Kostenträgerrechnung oder über den Ansatz des kalkulatorischen Unternehmerlohns. Beim Gewinnzuschlag kommt es meist zu einem allgemeinen prozentualen Zuschlag auf die Selbstkosten für alle Produkte aus dem Sortiment. Erfasst man die Unternehmerentlohnung dagegen als kalkulatorischen Unternehmerlohn im Rahmen der kalkulatorischen Kosten, werden diese meist über die Kostenstelle Verwaltung im Betriebsabrechnungsbogen verrechnet.

Lernvideo zu den Personalkosten

Wie Sie sicherlich festgestellt haben, zählen die Personalkosten auch aufgrund ihrer Zusammensetzung zu den spannenden Themenfeldern der Kostenartenrechnung. Die wichtigsten Informationen zu Löhnen und Gehältern und den Personalnebenkosten finden Sie auch noch einmal im folgenden Lernvideo:

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