Prozessanalyse – Prozesskostenmanagement

Das Prozesskostenmanagement zur Optimierung der Gemeinkosten beinhaltet zunächst eine Prozessanalyse des neu zu gestaltenden Unternehmensbereiches. Im ersten Schritt müssen Sie dazu im Rahmen einer Prozessanalyse feststellen, welche Tätigkeiten bzw. Aktivitäten in den betrachteten indirekten Bereichen durchzuführen sind. Beachten Sie dabei, dass die hier genannten indirekten Bereiche meist Gemeinkosten-verursachende Organisationseinheiten sind. Dazu zählen insbesondere Unternehmensbereiche, die verwaltende Tätigkeiten ausüben. Aber auch Organisationseinheiten mit viel Büroarbeitsplätzen sind oftmals ein typischer Gemeinkostenbereich. Dadurch stehen in diesem Segment des Unternehmens die Personalkosten oft im Vordergrund.

Als Tätigkeit bzw. Aktivität bezeichnet man einen Vorgang in einer Kostenstelle, der zu einem Verzehr von Ressourcen führt. Dabei handelt es sich häufig zu einem großen Teil um Personalressourcen, die verbraucht werden. Dadurch sind die Personalkosten hier oftmals die dominante Kostenart. Ergänzend können allerdings auch Betriebsmittel oder Werkstoffe verbraucht werden. Jedenfalls ist die Aktivität bzw. Tätigkeit der kleinste in sich geschlossene und nicht mehr untergliederbare Vorgang innerhalb des Arbeitsablaufes in einem Unternehmen. Als Beispiel können Sie sich hier das Ausfüllen eines Bestellformulars in einer Beschaffungs- oder Einkaufabteilung vorstellen.

Prozessanalyse als Teil des Prozessmanagements
Link zu Amazon

Prozessanalyse und Prozesshierarchien

Teilprozesse setzen sich aus einzelnen Aktivitäten zusammen. So kann die Aktivität “Ausfüllen des Bestellformulars” zum Teilprozess “Bestellungen aufgeben” gehören. Dabei setzt sich ein Teilprozess in der Regel aus mehreren unterschiedlichen Aktivitäten zusammen. Wenn Sie nun eine Prozessanalyse durchführen wollen, müssen Sie für jede Tätigkeit den Zeitaufwand zur Bearbeitung feststellen. Denn häufig wird der Zeitaufwand als Indikator für die entstehenden Kosten betrachtet. Auf jeden Fall ist dies eine sinnvolle Herangehensweise, wenn die Personalkosten der dominierende Kostenfaktor sind. Auf diese Weise ermöglichen Sie später eine Bewertung der Prozesse.

Letztendlich haben Sie die Aufgabe, die Prozesse zu hierarchisieren. So gelingt es Ihnen, eine Struktur in die beschriebenen Abläufe zu bekommen. Sie sehen dann, welche Prozesse sich gegenseitig beeinflussen, da sie aufeinander aufbauen. Damit können Sie Abhängigkeiten sichtbar machen. Außerdem gewinnt ihre gesamte Rechnung an Übersichtlichkeit. Insbesondere, wenn Sie Teilprozesse aufgrund Ihrer Hierarchisierung zu Hauptprozessen zusammenfassen können, erreicht am Ende Ihr Rechenaufwand einen vertretbaren Umfang. Denn dann müssen Sie nur noch den Zeitaufwand der Haupttprozesse näher analysieren. Sie sehen also, dass diese Vorgehensweise auf eine Optimierung der gemeinkostenverursachenden Prozesse hin ausgerichtet ist.

(Literaturtipp: Kremin – Buch, Beate: Strategisches Kostenmanagement. Grundlagen und moderne Instrumente, 4. Auflage, Ort: Wiesbaden, Gabler Verlag, 2007, S. 40 f. und Olfert, Klaus: Kostenrechnung, 15. Auflage, Ort: Ludwigshafen, Verlag Kiehl, Jahr 2008, S. 348.)