Prozesskostenrechnung – Gemeinkosten

Die Begriffe Prozesskostenrechnung und Prozesskostenmanagement sind oft synonym gebraucht. Hintergrund der Entwicklung der Prozesskostenrechnung war die Kritik an der traditionellen Kostenrechnung bzgl. der Verrechnung von Gemeinkosten innerhalb der Kostenstellenrechnung. Dabei steht im Mittelpunkt, dass das Verursachungsprinzip bei der Verrechnung der Gemeinkosten in der Kostenträgerrechnung keine Verwendung finden kann. Hinzu kam, dass durch die Automatisierung und Steigerung der Komplexität der Produkte der Anteil der Gemeinkosten in den Industriebetrieben in der Vergangenheit stetig gestiegen ist. Tatsächlich hat der Anteil der Gemeinkosten an den Gesamtkosten in den letzten 20 Jahren in fast allen Industriebetrieben die 2/3-Grenze überschritten. (Quelle mit Link zum Angbeot von Amazon: Langenbeck, Jochen: Kosten- und Leistungsrechnung, Herne, nwb, 2008, S. 192., Kosten- und Leistungsrechnung: Grundlagen. Vollkostenrechnung. Teilkostenrechnung. Plankostenrechnung. Prozesskostenrechnung. Zielkostenrechnung. Kosten-Controlling )

Prozesskostenrechnung und Prozessmanagement

Ebenso war die steigende Prozessorientierung der Unternehmen der Entwicklung der Prozesskostenrechnung förderlich. Das Prozessmanagement der Unternehmen hat die Ablauforganisation in den Blickpunkt gerückt. Nunmehr wird viel bewusster untersucht, welche Prozesse es im Unternehmen überhaupt gibt. Da das Prozessmanagement letztlich auf die Steuerung und Beeinflussung von Prozessen abzielt, ist dazu auch eine kostenrechnerische Betrachtung der Prozesse notwendig. Folglich haben sich Prozessmanagement und Prozesskostenrechnung gegenseitig ergänzt.

Die Problematik der Gemeinkostenverrechnung in der traditionellen Vollkostenrechnung und auch bei der Grenzplankostenrechnung lässt sich an einfachen Beispielen aufzeigen.

(Literaturhinweis mit Link zum Angebot von Amazon: Kremin-Buch, Beate: Strategisches Kostenmanagement, Grundlagen und moderne Instrumente, 4. Auflage, Wiesbaden, Gabler, 2007, S. 34 f., Strategisches Kostenmanagement: Grundlagen und Moderne Instrumente Mit Fallstudien (German Edition) )

Im Materialbereich werden typischerweise die Materialeinzelkosten als Schlüssel für die Verrechnung der Materialgemeinkosten genutzt. Jedoch stellen im Falle der Materialbestellung (=Materialgemeinkosten) diese keinen geeigneten Schlüssel dar. Denn dies liegt daran, dass für die Bestellung nicht relevant ist, wieviel die bestellten Materialien kosten. Die Beschreibung des Prozesses der Materialbestellung im Unternehmen als Teil der Ablauforganisation und Bestandteil im Prozessmanagement zeigt dies deutlich. Auch das folgende einfache Beispiel veranschaulicht diese Problematik:

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Beispiel zur Prozesskostenrechnung:

In diesem Fall soll das Beispiel zur Berechnung der Beschaffungsgemeinkosten herangezogen werden. Diese sind klassischerweise häufig in den Materialgemeinkosten versteckt. Dazu nehmen Sie die folgenden Daten an:

Beschaffung von 1 Stück eines Materials zum Preis von 100 Euro je Stück bei einem Materialgemeinkostenzuschlag von 10%.

Die Beschaffung von 1 Stück kostet demnach 100 Euro + 10 Euro = 110 Euro.

Die Beschaffung von 1.000 Stück kostet demnach 100.000 Euro + 10.000 Euro = 110.000 Euro, aber:

Es ist völlig unrealistisch, dass sich die Beschaffungskosten derart verändern, wenn sich die Bestellmenge erhöht. Denn das Prozessmanagement oder die Ablauforganisation zeigen, dass die Prozesse selbst (relativ) identisch ablaufen, unabhängig vom tatsächlichen Beshcaffungsvolumen.

(Literaturhinweis: Olfert, Klaus: Kostenrechnung, 15. Auflage, Ludwigshafen, Kiehl, 2008, S. 341.)

Prozessmanagement und Fertigungsgemeinkosten

Dieselbe Problematik lässt sich auch für die Verrechnung von indirekten Fertigungsgemeinkosten auf der Basis von Fertigungslöhnen oder Maschinenstunden aufzeigen. So sind für die Kosten der Arbeitsvorbereitung die Fertigungslöhne oder Maschinenstunden keine geeignete Bezugsgröße, da diese eher von der Komplexität der Produkte, von der Auflagengröße sowie davon abhängen, ob es sich um Standardprodukte bzw. exotische Varianten handelt. Allerdings lässt das Prozessmanagement nicht erwarten, dass sich der Prozess der Arbeitsvorbereitung verändert, wenn die Ferigungslöhne selbst um 50% höher sind als in einem Vergleichsfall.

(Literaturhinweis zur Problematik der Gemeinkostenverrechnung im Fertigungsbereich: Kremin-Buch, B: Strategisches Kostenmanagement, Grundlagen und moderne Instrumente, 4. Auflage, Ort: Wiesbaden, Gabler, 2007, S. 34., Link zu Amazon: Strategisches Kostenmanagement: Grundlagen und Moderne Instrumente Mit Fallstudien (German Edition) )

Beispiel zu Vertriebsgemeinkosten in der Prozesskostenrechnung

Auch im Vertriebsbereich kann die Verrechnung von Vertriebsgemeinkosten als prozentualer Zuschlag auf die Herstellkosten problematisch sein. Dies zeigt das folgende Beispiel zum Prozessmanagement im Vertrieb :

Die Herstellkosten der Abrechnungsperiode belaufen sich auf 1.000.000 Euro. Zusätzlich betragen die Vertriebsgemeinkosten für den gleichen Zeitraum 200.000 Euro. Damit entsprechen sie einem Zuschlag von 20% auf die Herstellkosten. Ergänzend betragen die Herstellkosten je 1 Einheit des Produktes 100 Euro pro Stück.

Verrechnete Gemeinkosten bei Anwendung des Kalkulationszuschlags
 Bei Verkauf von
1 Einheit
Bei Verkauf von
100 Einheiten
Herstellkosten
20 % Vertriebsgemeinkosten
100 Euro
20 Euro
10.000 Euro
2.000 Euro

Sicherlich kann davon ausgegangen werden, dass die Vertriebsabteilung bei einem Verkauf von 100 Einheiten nicht die hundertfachen Kosten verursacht im Vergleich zum Verkauf einer Einheit. Eine solche Kostenexplosion lässt sich durch die Ablauforganisation und das Prozessmanagement widerlegen.

(Literaturhinweis zur Problematik der Gemeinkostenverrechnung im Vertriebsbereich: Langenbeck, Jochen: Kosten- und Leistungsrechnung, Herne, nwb, 2008, S. 193 f.)

Im Gegensatz zu dieser Vorgehensweise versucht die Prozesskostenrechnung eine leistungsabhängige Verrechnung von Prozesskosten vorzunehmen. Dazu ermittelt und bewertet sie im Beispiel die Aktivitäten der Auftragsbearbeitung und verrechnet diese auf die Aufträge:

Betrachten Sie dazu Folgendes: Es gelten die Ausgangsdaten aus dem vorherigen Beispiel. Zusätzlich sei bekannt, dass die Vertriebsabteilung in derselben Periode 10.000 Vertriebsabschlüsse bearbeitet.

Dann entfallen auf einen Vertriebsabschluss (unabhängig von der Vertriebsmenge) durchschnittlich Kosten in Höhe von Prozesskosten/Prozessmenge = 200.000 Euro / 10.000 Vertriebsabschlüsse = 20 Euro je Vertriebsabschluss.

Verrechnete Gemeinkosten bei Anwendung des Prozesskostensatzes
 Bei Verkauf von
1 Einheit
Bei Verkauf von
100 Einheiten
Herstellkosten
Vertriebsgemeinkosten
100 Euro
20 Euro
10.000 Euro
20 Euro

(Literaturhinweis: Langenbeck, Jochen: Kosten- und Leistungsrechnung, Ort: Herne, nwb, 2008, S. 193 f., Buchlink zu Amazon: Kosten- und Leistungsrechnung: Grundlagen. Vollkostenrechnung. Teilkostenrechnung. Plankostenrechnung. Prozesskostenrechnung. Zielkostenrechnung. Kosten-Controlling )