Personalkosten – Personalnebenkosten

Personalkosten stellen in vielen Betrieben einen großen Anteil der Gesamtkosten dar. Und die Personalkosten der Kosten- und Leistungsrechnung umfassen mehr als nur die Ergebnisse der Lohnabrechnung bzw. Lohnbuchhaltung. Gerade in Unternehmen, die eine Dienstleistung verkaufen und in denen nur wenig Anlagevermögen notwendig ist, stellen die Personalkosten oft einen dominierenden Kostenfaktor dar. Die korrekte Lohnabrechnung ist somit nicht nur eine Aufgabe der Lohnbuchhaltung als Teil der Fibu (Finanzbuchhaltung), sondern auch die Basis einer korrekten Kosten- und Leistungsrechnung.

Generell spielen die Personalkosten eine große Rolle, wenn die Leistung des Mitarbeiters bei der betrieblichen Leistungserbringung im Vordergrund steht. Das ist vor allem bei Unternehmen der Branche Dienstleistung der Fall. Und die Dienstleistung macht längst einen Großteil der deutschen Leistungserbringung aus. Somit stellen die Personalkosten neben den Materialkosten und den kalkulatorischen Kosten eine zentrale Kostenart im Kostenplan dar. Deshalb müssen sie auch möglichst exakt erfasst und geplant werden.

Bestandteile der Lohnabrechnung

Die Berechnung der Personalkosten erfolgt auf Basis der Lohnabrechnung der Fibu bzw. Lohnbuchhaltung. Zu den Personalkosten zählen alle Positionen, die durch die Inanspruchnahme menschlicher Arbeitsleistungen anfallen. Dabei setzen sie sich üblicherweise aus den Arbeitsentgelten und den Personalnebenkosten zusammen.

Personalkosten
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PersonalkostenZu den genannten Arbeitsentgelten der Lohnabrechnung zählen

    1. Löhne (Fertigungslöhne, Hilfslöhne, Zeitlöhne, Akkordlöhne, Prämienlöhne) und
    2. Gehälter (Arbeitsentgelt für Angestellte).

Die Arbeitsentgelte stehen somit in der BWL in unmittelbarem Zusammenhang zum genutzten Produktionsfaktor menschliche Arbeitsleistung.

Zu den bereits erwähnten Personalnebenkosten zählen

    1. sowohl die gesetzlichen Sozialkosten (Renten-, Kranken-, Pflege-, Arbeitslosen-, Unfallversicherung),
    2. als auch weitere gesetzliche Nebenkosten wie die Vergütung von Urlaubszeiten, die Gewährung von Bildungsurlaub, die Vergütung gesetzlicher Feiertage und die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall,
    3. sowie tarifliche oder betrieblich vereinbarte Personalnebenkosten wie Aufwendungen für die betriebliche Altersversorgung, Aufwendungen für die betriebliche Bildung und Personalentwicklung sowie Sonderzahlungen (Urlaubsgeld, Erfolgsbeteiligungen, Weihnachtsgeld, vermögenswirksame Leistungen).

Lohnsteuer als Teil der Personalkosten

Die Lohnsteuer ist übrigens nur indirekt ein Teil der Personalkosten. Eigentlich ist die Lohnsteuer in der Bruttovergütung der Arbeitnehmer enthalten und darf somit nicht zusätzlich bei den Personalkosten erfasst werden. Andererseits mindert die Lohnsteuer das Nettogehalt bzw. den Nettolohn der Arbeitnehmer. Insofern ist sie in der Fibu entsprechend zu verbuchen und trägt letztlich dazu bei, dass die Bruttoentgelte so hoch sind, wie sie in der Lohnbuchhaltung zu erfassen sind.

Übrigens, vereinfacht kann man sagen, dass ein Arbeitgeber mindestens 140% des Bruttoentgelts als Personalkosten hat. Allerdings muss im Einzelfall geklärt werden, wie hoch die tariflich oder betrieblich vereinbarten Nebenkosten sind. Diese können die tatsächlichen Personalkosten deutlich erhöhen. Dadurch wird der Produktionsfaktor Arbeit künstlich verteuert. Stattdessen könnte der Gesetzgeber die Sozialversicherung auf Basis der Löhne und Gehälter durch eine Sozialsteuer auf Basis der betrieblichen Umsätze ersetzen. Wenn jedes Unternehmen 5 Prozent Sozialsteuer auf dem Umsatz bezahlen müsste, könnten die rund 20% Sozialabgaben auf die Löhne und Gehälter entfallen.

Personalkosten und Personalnebenkosten

Es ist schon erstaunlich, wie hoch die Personalkosten in den Unternehmen sind. Beispielsweise betragen im Produzierenden Gewerbe die Personalnebenkosten im Jahr 2004 76,6% des Entgelts für geleistete Arbeit. Dabei ist das Entgelt für geleistete Arbeit der um Sonderzahlungen und um die Vergütung arbeitsfreier Tage verminderte Jahresverdienst. Die so eben genannten 76,6% teilen sich wie folgt auf:

    1. Sonderzahlungen: 13,0%
    2. Vergütung arbeitsfreier Tage: 22,3%
    3. Sozialversicherungsbeiträge: 28,1%
    4. Betriebliche Altersvorsorge: 7,1%
    5. Sonstige Nebenkosten: 6,1%

Dabei umfassen die Sonderzahlungen die Kosten der Vermögensbildung (0,9%), zusätzliches Urlaubsgeld (3,9%) und Jahressonderzahlungen, erfolgs- und leistungsabhängige Zahlungen (8,2%).

Darüber hinaus umfasst die Vergütung arbeitsfreier Tage die Bezahlung von Urlaub (13,4%). Und die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall betragen 3,6% und die Bezahlung von Feiertagen sogar 5,3%.

Ergänzend können Sie an dieser Stelle die typischen Durchschnittskosten betrachten: Bei einem Jahreslohn in Deutschland im Jahr 2004 eines vollbeschäftigten Arbeitnehmers von durchschnittlich 38.200 Euro entstehen Arbeitskosten von insgesamt 49.900 Euro. Davon entfallen 21.600 Euro auf die Personalnebenkosten und 28.200 Euro auf das Entgelt für geleistete Arbeit.

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Lohnsteuer, Lohnabrechnung und Personalkosten beim Minijob

Übrigens gelten für Minigobs Sonderregeln. Während die Arbeitsnehmer hier keine Lohnsteuer zahlen müssen (vorausgesetzt, es bleibt bei einem Minijob), müssen Arbeitgeber Pauschalen zur Sozialversicherung und zur Steuer leisten. So kostet ein 450 Euro-Job den Arbeitgeber etwa 580 Euro. In der Lohnabrechnung macht sich der Minojobber also deutlich stärker bemerkbar, als viele glauben. Die meisten wissen nur, dass bei einem Minijob keine Lohnsteuer zu zahlen ist und glauben deshalb, der Arbeitgeber hätte dann auch keine höheren Personalkosten.

Besonderheiten bei Personengesellschaften und Einzelkaufleuten

Bei Personengesellschaften gibt es bei der Berechnung der Personalkosten noch eine Besonderheit zu beachten, die auch bei Einzelkaufleuten gilt. Denn Einzelkaufleute und Personengesellschaften sind so strukturiert, dass die Geschäftsführung automatisch beim Unternehmer liegt (Einzelkaufmann oder Einzelkauffrau) bzw. bei den vollhaftenden Gesellschaftern (Personengesellschaft wie beispielsweise GbR, OHG oder KG). In diesem Fällen erhält die Geschäftsführung kein Gehalt, das in der Lohnbuchhaltung bzw. Lohnabrechnung als klassische Personalkosten zu erfassen ist. Stattdessen ist die Geschäftsführung in Form einer Gewinnentnahme zu bezahlen. Man spricht auch vom kalkulatorischen Unternehmerlohn. Natürlich muss die Gewinnentnahme als Lohnersatz entsprechend hoch sein, denn die Geschäftsführung muss sich nicht nur selbst sozial-versichern, sondern auch die Lohnsteuer noch komplett tragen. Allerdings ist der Begriff der Lohnsteuer in diesem Fall nicht korrekt, denn es handelt sich bei dieser Form der Personalkosten um Einkünfte aus selbständiger Arbeit, auf die keine Lohnsteuer, sondern Einkommensteuer anfällt.

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