Grundlagen Kostenmanagement

Das Kostenmanagement leistet mehr als eine einfache Kostenrechnung. Während die Kostenrechnung ein Instrument zur Informationsgewinnung darstellt, dient das Kostenmanagement der Informationsverwendung zur Kostenbeeinflussung. Somit bildet das Kostenmanagement die Basis der Kostenanalyse und Kostensteuerung im Unternehmen und gehört damit zum Controlling.

Sowohl die Pandemie als auch der Krieg in der Ukraine schwächen die Wirtschaft. Immer mehr Unternehmen kämpfen darum, die Wirtschaftlichkeit des Betriebes aufrechtzuerhalten. In Verbindung mit einer hohen Inflation und der damit schwindenden Geldwertstabilität geht die Nachfrage nach Gütern zurück. So sind sinkende Umsätze nicht mehr aufzuhalten. Will ein Unternehmen im Wettbewerb bestehen, muss es seine Kosten im Griff haben. Dabei geht es nicht einfach darum, die Kosten beliebig zu senken. Denn Kosten entstehen immer im Zusammenhang mit Leistungen – das kann gar nicht oft genug gesagt werden. Prinzipiell lassen sich Kosten nämlich schon ddadurch senken, dass bestimmte Leistungen eingestellt und die damit verbundenen Kostentreiber aufgelöst werden. Wenn Sie Ihr ganzes Personal entlassen, haben Sie danach keine Personalkosten mehr. Allerdings erhalten Sie auch keine Leistungen. Deshalb ist es wichtig, Kosten und Leistungen in Einklang zu bringen.

Kostenmanagement und Leistungsmanagement

Rentabilität und Liquidität

Zur Unternehmenssteuerung hat der Controller unmittelbar die Sicherung von Wirtschaftlichkeit, Rentabilität und Liquidität im Blick. Diese Aspekte sind für ein erfolgreiches Unternehmen unverzichtbar. Generell hat das Kostenmanagement das Ziel der bewussten Beeinflussung der Kosten, um die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens zu steigern. Während die Liquidität dabei vor allem die Zahlungsfähigkeit des Unternehmens sicherstellt, zielt der Rentabilität auf eine angemessene Gewinnerzielung ab. Somit beschreibt die Liquidität eine notwendige Bedingung des Unternehmenserfolgs, die Rentabilität dagegen die hinreichende – ein Ansatz, den Sie aus der Mathematik kennen. Doch wie kann die geforderte Rentabilität erreicht werden?

Kostenmanagement und Strategie

Letztlich beruht die Sicherung des Erfolgspotenzials und damit die Sicherung der Rentabilität von Unternehmen einerseits auf Differenzierungsstrategien von der Konkurrenz, andererseits auf Kostenvorteilen gegenüber der Konkurrenz. Die Strategie zur Differenzierung ist im Bereich des Marketing oder des Managements anzusiedeln. Mit ihr soll das Leistungsangebot eines Unternehmens einzigartig sein, um so die Position im Wettbewerb zu sichern.

Im Rahmen der Strategie zur Kostenführerschaft obliegt es den Unternehmen, das Kostenniveau, die Kostenstrukturen und das Kostenverhalten zu beeinflussen. Somit ist die Idee vom Kosten- und Leistungsmanagement bzw. der Kostenanalyse geboren. Folglich trägt die Kostenanalyse zur Bildung einer geeigneten Strategie für das Unternehmen bei, um Liquidität und Rentabilität zu sichern.

Ziele im Kostenmanagement

Kostenmanagement und Controlling

Kostenmanagement und Controlling gehören unmittelbar zusammen. Denn das Controlling unterstützt das Management bei der Steuerung des Unternehmens. Und das betrifft sowohl die Sicherung der Liquidität als auch die Sicherung der Rentabilität. Insbesondere ist der Controller als Datenlieferant für die Managementebene bekannt. Im Zuge der Industrie 4.0 und dem damit verbundenen Themenfeld Big Data ist der Controller sogar immer mehr als Datenanalyst gefragt. Organisatorisch hat das Controlling im Unternehmen meist keine Weisungsbefugnis. So sieht es zumindest klassischerweise die Organisationsentwicklung vor. Vielmehr übt der Controller die Rolle als interner Berater zur Sicherung von Liquidität und Rentabilität aus.

Oft wird im Zusammenhang mit dem Kostenmanagement auch der Ausdruck Kostencontrolling genutzt. Dabei nimmt das Kostencontrolling eine Servicefunktion wahr. Dies lässt sich damit begründen, dass das Kostencontrolling die von der Kostenrechnung bereitgestellten Informationen in geeigneter Weise aufbereitet. Somit kann es sogar Impulse für Maßnahmen geben, mit denen die Kosten beeinflusst werden können.

Die Kostenrechnung als Datenlieferant für den Controller

Da die Unternehmen in der Regel auf Gewinnmaximierung (bzw. Optimierung der Rentabilität) als Unternehmensziel ausgerichtet sind, spielen Kosteninformationen für das Controlling eine große Rolle. Diese werden häufig zu Kennzahlen verdichtet. Gerade bei der Arbeit mit Kennzahlen ist aber eine eindeutige Definition der Kennzahlen mittels eines Kennzahlensteckbriefes unerlässlich.

Letztlich lassen sich auf Basis dieser verdichteten Informationen aus der Kostenrechnung konkrete Handlungsempfehlungen aussprechen. Und auf diese Weise entsteht dann das Kostenmanagement. Somit ist die Kostensteuerung bzw. das Kostenmanagement ein integrativer Bestandteil des Controllings auf Basis der Ergebnisse der Kostenrechnung.

Maßnahmen zur Kostenanalyse und zum Kostenmanagement

Maßnahmen zur Kostenanalyse und zur Kostenbeeinflussung gibt es viele. Beispielsweise können Sie folgendes in Angriff nehmen:

  1. Um das Kostenniveau zu senken, sind beispielsweise Doppelarbeiten zu vermeiden, Automatisierungspotenziale auszuschöpfen oder Durchlaufzeiten zu reduzieren. Des Weiteren kann die Verlagerung der Produktion in andere Länder oder die Fremdvergabe einzelner Produktionsstufen zur Komplexitätsreduktion durch Outsourcing das Kostenniveau positiv beeinflussen. Darüber hinaus ist der Verzicht auf nicht wertschöpfende Tätigkeiten zu nennen. Man spricht auch vom Kostenniveaumanagement.
  2. Zum Management der Kostenstruktur sind fixe Kosten in variable Kosten zu wandeln (Erhöhung der Flexibilität) oder Gemeinkosten durch Einzelkosten zu ersetzen (Verbesserung der Kostenzurechnung im Sinne des Verursachungsprinzips). Damit ist in diesem Fall vom Kostenstrukturmanagement die Rede. Aber auch der Ersatz von Personalkosten durch Anlagekosten beeinflusst die Kostenstruktur.
  3. Letztlich ist auch dem Kostenverlauf Rechnung zu tragen. Dazu zählen sowohl der zeitliche Kostenverlauf als auch derjenige hinsichtlich von Mengeneffekten (Degressionseffekt). Somit spielt auch das Kostenverlaufsmanagement eine Rolle.

Kostenbeeinflussung ist Leistungsbeeinflussung

Jedoch kann die Kostenbeeinflussung nie von der Leistungsbeeinflussung getrennt werden, so dass in der Tat von einem Kosten- und Leistungsmanagement gesprochen werden muss, da Kosten immer aufgrund der unmittelbaren Leistungserbringung oder der Bereitstellung der Leistungsfähigkeit anfallen. Und genau diesen Effekt vergessen aber viele. Gerade in der Presse ist immer nur von Kosteneinsparungen bzw. Kostensenkungen zu hören. Dabei wird nie hinterfragt, welchen Einfluss die Kostenveränderungen auf die betrieblichen Leistungen haben. Denn Kosten und Leistungen können (schon aus Gründen der Definition von Kosten) nie getrennt werden. Und nicht umsonst spricht man auch von der Kosten- und Leistungsrechnung (KLR).

Grundlagen Kostenmanagement: Verfahren zur Kostensteuerung

In der betrieblichen Praxis haben sich eine Vielzahl von Verfahren zur Kosten- und Leistungsbeeinflussung durchgesetzt. Und davon sollen Ihnen die wichtigsten nachfolgend dargestellt werden. Jedoch soll jetzt schon darauf hingewiesen werden, dass es sich bei den Darstellungen jeweils um Erläuterungen zu den Grundprinzipien handelt, die sich exakt in dieser Form wohl in keinem Unternehmen finden lassen. Folglich ist es geradezu selbstverständlich, dass jedes Unternehmen dazu gezwungen ist, die Grundprinzipien auf die jeweiligen Unternehmensbedürfnisse und Unternehmensziele anzupassen, so dass letztendlich jedes Unternehmen seinen eigenen Weg gehen wird. Nichtsdestotrotz sind gerade diese Grundprinzipien so wichtig, da mit ihnen die Basis für jegliche betriebliche Gestaltung geschaffen wird.

Die wichtigsten Methoden zur Kostenanalyse (zum Kostenmanagement) sind das Fixkostenmanagement, das Target Costing, das Prozesskostenmanagement bzw. die Prozesskostenrechnung und das Life Cycle Costing (die Lebenszykluskostenrechnung). Meist werden diese Verfahren dem strategischen Kostenmanagement zugeorndet, da sie dazu geeignet sind, grundsätzlich und langfristig Kosten zu beeinflussen.

Während das Fixkostenmanagement vor allem für mehr Übersichtlichkeit beim Anfall der Kosten sorgt, greift das Target Costing (Zielkostenmanagement) direkt in die Kostenstrukturen ein und stellt die (Produkt-)Einzelkosten den damit verbundenen Leistungskomponenten gegenüber. Benötigt ein Fahrzeug einen leistungsstarken, dafür aber teuren Motor, oder kommt es mit einem schwächern, dafür aber preiswerteren Motor aus? Dagegen beschäftigt sich das Prozesskostenmanagement auf Basis der Ergebnisse der Prozesskostenrechnung mit der Entstehung von Gemeinkosten. Hierbei spielen insbesondere die Gemeinkosten eine Rolle, die in nicht-wertschöpfenden Bereichen eines Unternehmens entstehen, z. B. in der Verwaltung.

Kostenrechnung als Basis des Kostenmanagements

Wesentliche Voraussetzung zur Implementierung eines Kostenmanagementsystems ist letztlich eine gut funktionierende Kosten- und Leistungsrechnung. Denn sie gehört zu den unabdingbaren Grundlagen des Kostenmanagements. Somit müssen die Kenntnisse zum Aufbau eines Kostenrechnungssystems unbedingt vorhanden sein, denn nur verlässliche Daten aus der KLR versprechen auch Erfolge bezüglich der Sicherung von Liquidität und Rentabilität im Unternehmen. Wenn Ihnen noch Kenntnisse zur Kosten- und Leistungsrechnung fehlen sollten, dann liefert Ihnen das folgende ebook (Link zu Amazon) einen guten ersten Überblick zur Kostenrechnung:

Stefan Georg: Das Taschenbuch zur Kostenrechnung

Reaktives und proaktives Kostenmanagement

Das reaktive Kostenmanagement ist nur in Krisensituation geeignet. Mit ihm reagiert das Management auf bestehenden Kostendruck, wie er bspw. durch steigende Energiepreise ausgelöst wird. Dabei werden Maßnahmen zur Kostensenkung von oben (aus dem Unternehmensmanagement heraus) verordnet. Dadurch fehlt es häufig an Akzeptanz der Entscheidungen durch die Mitarbeiter. Außerdem werden die Maßnahmen oft nur punktuell und nicht dauerhaft realisiert. Somit fehlt die Nachhaltigkeit des reaktiven Kostenmanagements.

Dagegen zeichnet sich das proaktive Kostenmanagement durch eine

  • Marktorientierung,
  • Ganzheitlichkeit,
  • Antizipation,
  • Kontinuität,
  • Partizipation und
  • Interdisziplinarität aus.

Damit ist es geeignet, um vorausschauend Kosten zu planen, zu steuern und zu kontrollieren. Lesen Sie dazu den Beitrag zum proaktiven Kostenmanagement.